¿Cuándo registra que la factura se encuentra en caja, se puede remitir al usuario a la sucursal, para solicitar el pago?
Cuando la factura se encuentra en caja es porque ya realizaron el pago de ésta al proveedor, entonces se debe validar en gerencia electrónica y si ésta no registra, la conclusión es que realizaron el pago por cheque.
¿Cuándo en el sistema registra una factura como OP (orden de pago) en que consiste?
Ordenado y pendiente por pago. Si no se encuentra en Gerencia Electronica, el cheque debe ser reclamado en caja. Se debe validar las oficinas autorizadas para pago en cheque.
¿Si el proveedor manifiesta que envió la factura y que aun no se la han cancelado que procedimiento se debe seguir?
Si un proveedor manifiesta que ya envió la factura y que aun no le han pagado, en primera instancia se debe validar la información en los aplicativos dependiendo del tipo de proveedor que sea (médico o administrativo), y si definitivamente no registra la factura se debe escalar al área encargada mediante generación de contacto debe confirmar con quien y a dónde enviaron la factura para saber que pudo pasar, en caso tal de no haber llegado se debe volver a enviar. La generación del contacto se realiza en Suracliente de la siguiente manera:Servicios/canal/pagos proveedores /pago admón. o negocio.
¿Los proveedores administrativos hasta que fecha pueden radicar las facturas?
Deben ser entregadas antes del dia 25 de cada mes en los centros de recepción de facturas de cada ciudad.
En qué consiste una factura endosada y cuando los proveedores llaman a modificarla que procedimiento se debe seguir?
Una factura endosada es cuando ésta se le va a pagar a otra entidad por algún compromiso adquirido, y cuando un proveedor desee modificarla se debe comunicar a Cuentas Médicas, si es proveedor medico o al CUR (Centro Único de Registro) en la oficina Central de Medellín si es proveedor administrativo.
¿Cuándo un proveedor manifiesta que la Compañía le realizó la devolución de una factura porque era por un valor menor o mayor del especificado en ésta, y solicita saber cuando se la pagarían, que procedimiento se le debe informar?
El proveedor debe enviar nuevamente la factura a la compañía con el valor correcto y se le indica que se comunique aproximadamente en 8 días para verificar el estado de la factura.
¿Dónde se debe remitir al proveedor cuando solicita soporte físico de los pagos que la Compañía le ha realizado?
Cuando el pago al proveedor se hace por gerencia electronica se envia el soporte por e-mail únicamente.
¿Cuándo el proveedor ha cambiado el correo y solicita nuevamente la clave que procedimiento se debe realizar?
Se debe registrar un contacto en Suracliente por servicio /canal / suramericana.com/ solicitud de servicio / reenviar clave de sura.com. y se deja en estado abierto a nombre de la señora Nury Mejia Diaz. Adicionalmente en el contacto se debe registrar el nuevo correo administrador de la cuenta.
¿Cuándo a un proveedor le pagan la factura en dólares con que TRM se la pagan?
Se le paga la factura con la TRM de acuerdo como se pacte la negociación.
¿Dónde radican las facturas los proveedores médicos?
Los proveedores médicos radican las facturas en cuentas medicas de cada ciudad, Bogotá y Cali: Cas Salud y Medellín y en las demás ciudades en las sucursales. Horario: 8:00 a.m a 12:00 desde el primer dia hábil hasta el dia 25 de cada mes.
¿Cuándo una persona o institución desea ser proveedor que procedimiento debe realizar?
Se debe indagar que tipo servicios prestaría de acuerdo a esto se debe remitir a la persona contacto. Además de indicarle que por medio de la página encuentra los instructivos y manuales para hacer su solicitud de registro como proveedor.
Se debe indagar que tipo servicios prestaría de acuerdo a esto se debe remitir a la persona contacto. Además de indicarle que por medio de la página encuentra los instructivos y manuales para hacer su solicitud de registro como proveedor.
Debe enviar el formato Único de Registro de proveedores el cual lo puede descargar a través de sura.com, cámara de comercio y se deben enviar al fax:674-5437 en Bogota a nombre del señor Daniel Solano.
Si un proveedor no tiene conocimiento de quien es la persona contacto ¿dónde se debe remitir?
El proveedor siempre debe tener un contrato, por tal motivo debe saber quien contrató sus servicios, y en caso tal que no recuerde se verifica el archivo de áreas de contacto y dependiendo de los servicios que preste se remite a dicha área ( él área de registro de proveedores esta ubicada en oficina central, es alli a donde debe llamar el proveedor pero debe solicitar que lo comuniquen con el área que contrato sus servicios, Ej: mercadeo).
¿Cuándo no registra una factura Soat a donde puedo remitir al usuario?
Si el proveedor tienen alguna duda con respecto a la factura de Soat, la persona de SULINEA AUTORIZADA (Marcela Ramírez) se debe comunicar con Juan Guillermo y NO indicarle al proveedor los teléfonos de tesorería.
¿Dónde puedo solicitar un certificado de Ingresos y Retenciones?
Todos los proveedores los pueden solicitar en cualquier Sucursal, presentando la siguiente documentación:
Si es empresa: NIT
Si es persona Natural: Cedula
¿Cuánto tiempo hay establecido para visualizar los pagos en los aplicativos después de realizados?
En tres dias hábiles puede visualizar el pago en Gerencia Electronica. Inmediatamente le paguen éste no registra.
Cuándo el proveedor entrega las facturas en cuantos días las podemos visualizar en el sistema?
Las podemos visualizar de 8 a 10 dias mas o menos.
Si aun no me ha llegado el soporte de pago ¿qué procedimiento debe realizar?
Si es persona Natural se actualiza el E-mail de la residencia en Suracliente.
Si es persona Juridica se actualiza el E-mail del representante legal en Suracliente, teniendo en cuenta que este procedimiento será para próximos pagos. Si tiene clave de Sura.com este comprobante puede ser descargado por este medio, en caso contrario se escalará a un contacto de servicio solicitando que se le envie el soporte.
¿Cuándo voy a reclamar los pagos a la caja que documentación debo presentar?
Persona Juridica: Debe presentar el sello
Persona Natural: Debe presentar documento de identidad.
Tercero: Carta de autorización con la cédula.
¿Si se tiene inconsistencia en la liquidación de la factura ¿qué procedimiento se debe realizar?
Se debe generar un contacto tipo servicio en estado abierto.
¿Cuándo el proveedor entrega en la oficina solo la fotocopia de las facturas, y en los aplicativos aun éstas no registran que procedimiento se debe indicar?
Se le informa que envíe una carta renunciando al original de la factura con la fotocopia de la factura, la cual debe tener el sello de recibido, para poder efectuarle el pago, o entregar la factura original.
¿Cómo se conforma el registro único de proveedores?
Se conforma de 4 hojas:
• Hoja 1: Informaciòn básica del proveedor: ( nombre, razón social, muy importante diligenciar el campo de correo electrónico de la persona contacto, muy importante la información financiara ya que la idea es que todos los pagos se hagan por gerencia electrónica y no se hagan pagos por cheque, tener presente que la cuenta debe estar a nombre de la persona o empresa que resgitrara como proveedor pues no se hacen pagos a terceros).
• Hoja 2: Referencias comerciales: ( para las personas naturales no es requisito diligenciar esta información pues deben adjuntar el RUT, las personas jurídicas indispensablemente deben llenar diligenciar esta información).
• Hoja 3: Informaciòn tributaria: Para las personas naturales es indispensable que coloquen el código de la actividad comercial que aparece en el RUT y los servicios que prestan.
(ésta información es muy importante ya que de acuerdo a esto se determina que tipo de deducciones se deben hacer en la factura, régimen común, simplificado, gran contribuyente, etc).
• Hoja 4: Cuando el proveedor es persona jurídica en el formulario debe de ir firma y sello
¿Si soy persona natural y quiero ser proveedor debo tener seguridad social?
Para personas naturales es indispensable el pago a la seguridad social como independientes.
¿Cuándo en Suracliente registre un proveedor en estado “Aprobado” a que hace referencia?
Es aquel estado en el que el proveedor cumple a cabalidad con todos los requisitos. Se le entrega la clave de sura.com ( Nury Mejia es la persona encargada de solicitar las claves).
¿Cuándo en Suracliente registre un proveedor en estado “En proceso” a que hace referencia?
Esta pendiente por entrega de documentación. Se registro como proveedor pero no se le entrega clave esta que no tenga la documentación completa. En Suracliente puede aparecer como proveedor: SI, pero en proceso.
En Suracliente en la pestaña de Gestion de Contactos, podemos visualizar que documentación tiene pendiente, y se la brindamos.
¿Cuándo en Suracliente registre un proveedor en estado “Tercero” a que hace referencia?
El estado tercero hace referencia a un proveedor que tuvo que crearse como tal para efectos de poderle hacer un pago por algún servicio prestado, pero realmente no es proveedor de la compañía. Cuando esto pasa en el campo: es proveedor dira NO pero en la pestaña de gestión de proveedores dira tercero SI.
Esto también pasa con proveedores que se contratan de manera temporal., aun tercero si, pero sin documentación hay que pagarle pero no le entregan clave.
¿Cuándo en Suracliente registre un proveedor en estado “Suspendido” a que hace referencia?
Este es el caso de un proveedor que se aceptó y se ingreso como tal pero ahora esta suspendido es decir que fue proveedor de la compañía pero en la actualidad ya no lo es.
Aparece como proveedor SI, estado suspendido.
¿Cómo hago una solicitud para el cambio de cuenta bancaria?
Esta información se encuentra publicada en la página de Sura.com
Si es persona natural: Debe enviar a gestión de proveedores carta firmada en donde se encuentre: Número de la nueva cuenta, nombre del banco, tipo de cuenta y nombre y cèdula del TH.
Persona Jurídica: Debe enviar a gestión de proveedores carta firmada con membrete y sello en donde se encuentre: Número de la nueva cuenta, nombre del banco, tipo de cuenta y nombre y cédula del TH.
Pueden enviar también solo el certificado del banco.
Nota: Esto debe de ir acompañado del formato de cuentas bancarias diligenciado y enviarlo al área de gestión de proveedores. El proveedor debe ser claro en informar si desea hacer cambio de cuenta o suspensión de esta.
¿Si cambié de Razón Social qué procedimiento debo realizar?
Si el cambio es solo el nombre del establecimiento: Carta y cámara de comercio.
Si el cambio es de nombre y de NIT: Carta y todo la documentación como si se fuese a registrar por primera vez como proveedor.
Si soy proveedor y pertenezco a la caja de SURAMERICANA ¿al cuánto tiempo me realizan el pago después de radicar las facturas?
SURAMERICANA paga a 30 días después de fecha de radicaciòn de las facturas.
